Teknik Penyusunan Dokumen Laporan, Pengaduan, dan Kronologis

Materi Belajar ke 9 Teknik Penyusunan Dokumen Laporan, Pengaduan, dan Kronologis
(materi ini bebas disebarluaskan sehingga tujuan pemerintah dalam pemberian bantuan hukum cepat tercapai)

I. TEKNIK PENYUSUNAN DOKUMEN LAPORAN, PENGADUAN, DAN KRONOLOGIS
(oleh : Dewi Rizky Lestari, ST.*)

1. Pendahuluan.
Mata pelajaran Teknik Penyusunan Dokumen Laporan, Pengaduan, dan Kronologis adalah mata pelajaran paralegal yang mempelajari tentang penyusunan laporan, korespondensi, dan kronologis atas suatu peristiwa sehingga setelah mengikuti mata pelajaran ini diharapkan peserta dapat menyusun dokumen laporan, korespondensi, dan kronologis atas suatu peristiwa

2. Teknik Penyusunan Laporan.

Laporan kegiatan adalah dokumen tertulis yang berisi ringkasan atau deskripsi rinci tentang suatu kegiatan yang dilakukan oleh individu, kelompok, atau organisasi. Tujuan utama dari laporan kegiatan adalah untuk menyampaikan informasi tentang apa yang telah dilakukan dalam kegiatan tersebut, hasil yang dicapai, serta evaluasi terhadap kegiatan tersebut.

Fungsi Laporan Kegiatan
a. Menyampaikan Informasi : memberikan gambaran lengkap tentang apa yang telah terjadi, bagaimana kegiatan tersebut dilakukan, hasil yang dicapai, dan evaluasi terhadap kegiatan tersebut.
b. Memonitor Progres : membandingkan apa yang telah direncanakan dengan apa yang telah dicapai, laporan kegiatan membantu dalam mengevaluasi apakah kegiatan berjalan sesuai rencana atau mengalami hambatan.
c. Mengevaluasi dan Memperbaiki : dapat ditemukan analisis terkait keberhasilan, kegagalan, dan tantangan yang dihadapi selama kegiatan. Informasi ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi area di mana perbaikan diperlukan serta strategi untuk kegiatan selanjutnya.
d. Pemantauan dan Akuntabilitas : membantu dalam pemantauan dan akuntabilitas terhadap penggunaan sumber daya seperti dana, waktu, dan tenaga kerja.
e. Berbagi Informasi : sebagai sarana untuk berbagi informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan seperti rekan kerja, mitra, atau masyarakat umum. Laporan ini dapat memberikan pemahaman yang lebih baik tentang kegiatan yang dilakukan, hasil yang dicapai, dan dampak yang dihasilkan.

Susunan laporan
a. Judul
b. Pendahuluan
c. Deskripsi Kegiatan
d. Tujuan Kegiatan
e. Metode atau Prosedur
f. Hasil dan Capaian
g. Evaluasi
h. Kesimpulan
i. Saran
j. Lampiran

3. Teknik Korespondensi.

Teknik Korespondensi adalah Teknik membuat surat dan bekomunikasi dengan surat.
Surat adalah Salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang, organisasi, instansi / kepada pihak lain / orang, organisasi, instansi)
Surat dinas resmi adalah Salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan kantor sebagai satu pihak kepada pihak yang lain
Tujuan Surat adalah Mengharapkan reaksi yang timbul dari pembaca tepat seperti yang diharapkan

Fungsi Surat
a. Duta atau wakil penulis
b. Alat pengingat, karena dapat diarsipkan
c. Bukti tertulis, terutama surat perjanjian
d. Alat bukti sejarah, seperti perkembangan suatu instansi (yuridis dan administratif)
e. Pedoman kerja, seperti Skep, Surat Edaran, Surat Instruksi.

Syarat dasar Surat
a. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan
v. Penguasaan bahasa (bahasa tulisan)
c. Penguasaan pikiran dan perasan si penerima;
d. Pengetahuan mengenai posissi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca;
e. Pengetahuan tentang teknik korespon-densi

Langkah teknis menulis surat
a. Penegasan tujuan pokok penulisan surat
b. Pengumpulan data / informasi
c. Perkiraan tentang pembaca
d. Penyusunan draft atau konsep
e. Penyelesaian

Bagian-bagian surat
a. Kepala surat
b. Tanggal surat
c. Nomor surat
d. Sifat surat
e. Lampiran
f. Hal atau perihal
g. Alamat dalam
h. Kalimat pembuka
i. Isi surat
j. Kalimat penutup
k. Nama jabatan
l. Nama dan Nomor Register penandatangan surat
m. Tembusan
n. Initial

Bentuk / style surat
a. Full Block Style : yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
b. Block Style : pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
c. Semi Block Style : sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
d. Bentuk Lekuk : penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
e. Alinea Menggantung : sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.

4. Teknik Penyusunan Kronologis.

Kronologi adalah ilmu bantu untuk menentukan waktu terjadinya suatu peristiwa dan tempat peristiwa secara tepat berdasarkan urutan waktu. Konsep kronologi penting bagi ilmu sejarah karena menggambarkan proses sejarah.
Kronologi kejadian merupakan urutan waktu dari sebuah peristiwa hukum.
Salah satu ciri utama dari kronologi adalah urutan waktu yang tertib. Dalam kronologi, peristiwa-peristiwa diatur berdasarkan waktu, dari masa lalu ke masa sekarang. Urutan waktu yang tertib membantu seseorang memahami peristiwa sejarah dan perkembangan dalam cara yang sistematis
Konsep kronologi dalam penulisan sejarah menekankan bahwa peristiwa-peristiwa sejarah harus dituliskan sesuai waktu terjadinya secara runtut dan berkesinambungan. Fungsi kronologi dalam sejarah di antaranya menjauhkan penulisan peristiwa yang tumpang tindih.
Kronologis adalah kata sifat dari kronologi. Ini berarti diatur atau mengatur dalam urutan waktu. Kronologis adalah cara kerja apapun yang digunakan untuk mengurutkan waktu dan menempatkan peristiwa dalam urutan terjadinya. Kronologis adalah konsep yang berkenaan dengan kronologi atau menurut urutan waktu.
Tekniknya menggunakan urutan waktu.

5. Teknik Penelusuran Data dan Informasi.

Data adalah keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian untuk membuat analisis dan kesimpulan sedangkan informasi adalah informasi adalah penerangan, pemberitahuan, kabar, atau berita tentang sesuatu. Informasi adalah kumpulan data yang sudah diolah.

Teknik Pengumpulan Data dan informasi
a. Observasi (Pengamatan), artinya melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematis mengenai peristiwa yang ada.
b. Kuestioner (Kuesioner/Angket), memberikan pertanyaan atau pernyataan kepada orang lain yang berperan sebagai responden agar dapat menjawab pertanyaan.
c. Interview (Wawancara), dilakukan secara tatap muka melalui tanya jawab dengan responden atau narasumber atau sumber data.
d. Document (Dokumen), mengambil sumber atau objek dari dokumen atau catatan dari peristiwa yang sudah berlalu, baik dalam bentuk tulisan, gambar, atau karya monumental. Bisa diambil dari catatan harian, sejarah kehidupan, biografi, peraturan, dan lain sebagainya.

6. Metode Pemilahan Data dan Informasi.

a. menggunakan pengkodean Alpha, A – F: Keandalan Sumber
A – Sepenuhnya dapat diandalkan
B – Biasanya dapat diandalkan
C – Cukup dapat diandalkan
D – Biasanya tidak dapat diandalkan
E – tidak dapat diandalkan
F – Keandalannya tidak dapat dinilai

b. Sebuah berita dinilai kredibilitas / kepercayaannya berdasarkan keakuratan / kebenaran pembuktian oleh sumber lain. Notasi menggunakan kode numerik, 1-6. Akurasi data :
1 – Dikonfirmasi oleh sumber lain
2 – Kemungkinan besar benar
3 – Mungkin benar
4 – Diragukan kebenarannya
5 – tidak mungkin benar
6 – Kebenaran tidak dapat dinilai

Menggabungkan antara keandalan sumber dan akurasi data

 

*)Penulis adalah :
– Pengawas di Perkumpulan Jaga Tatanan Cakra
– Pengawas di Inda Ratnawati Care